Rechnung schreiben als IT Freelancer – Muss das sein?
Wenn du als IT Freelancer arbeitest, bist du selbst für die Abrechnung deiner Leistungen verantwortlich. Fehlerhafte Rechnungen können nicht nur zu Verzögerungen bei der Bezahlung führen, sondern im schlimmsten Fall auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Außerdem ist eine gut strukturierte Rechnung ein Zeichen von Professionalität und trägt dazu bei, langfristig gute Beziehung zur Kundschaft aufzubauen. Also ja, Rechnungen sind ein MUSS!
1. Was gehört auf eine Rechnung?
Beim Rechnung schreiben als IT Freelancer müssen einige Pflichtangaben enthalten sein. Eine Rechnung sollte mindestens folgende Punkte umfassen:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden / deiner Kundin
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls relevant)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer (fortlaufend und eindeutig)
- Leistungsbeschreibung: Was hast du für den Kunden / die Kundin getan? (z. B. „Programmierung einer Webanwendung, 20 Stunden à 120€“)
- Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag: Falls du Kleinunternehmer:in bist, entfällt die Umsatzsteuer, aber der Hinweis „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“ muss enthalten sein.
- Fälligkeitsdatum der Zahlung: Zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum.“
Nutze idealerweise Tools oder Vorlagen für die Rechnungslegung. Dadurch stellst du sicher, dass du keine Pflichtangabe vergisst.
2. Spezielle Anforderungen für IT Freelancer
Im Bereich IT gibt es einige Besonderheiten. Häufig arbeitest du projektbasiert, weshalb die Leistungsbeschreibung detailliert und transparent sein sollte. Statt „Programmierung“ oder „Beratung“ zu schreiben, solltest du konkret benennen, was du gemacht hast. Beispiele:
- „Entwicklung eines Webshops mit Shopify, inkl. Design und Implementierung (20 Std.)“
- „Serveradministration und Einrichtung von Sicherheitsupdates (15 Std.)“
Je klarer die Beschreibung, desto weniger Rückfragen gibt es und desto zufriedener ist deine Kundschaft.
3 . Häufige Fehler beim Rechnung schreiben
Auch beim Rechnung schreiben als IT Freelancer passieren schnell Fehler, gerade wenn du am Anfang deiner Tätigkeit stehst. Hier sind einige der häufigsten „Stolperfallen“:
- Falsche oder fehlende Rechnungsnummern: Jede Rechnung muss eine eindeutige und fortlaufende Nummer haben.
- Unklare Leistungsbeschreibung: Achte darauf, dass der Kunde / die Kundin genau weiß, wofür er zahlt.
- Falscher Umsatzsteuersatz: Prüfe, ob du Kleinunternehmer:in bist oder Umsatzsteuer ausweisen musst.
- Fehlende Zahlungsfristen: Ohne Frist dauert es oft länger, bis der Kunde / die Kundin zahlt.
Fehler vermeiden spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einen professionellen Eindruck bei deiner Kundschaft.
Rechnung schreiben als IT Freelancer leicht gemacht
Rechnungen schreiben als IT Freelancer ist eine wichtige Aufgabe. Es ist zwar keine Wissenschaft, eine Rechnung zu legen, dennoch solltest du es nicht auf die leichte Schulter nehmen. Mit klaren Strukturen, den richtigen Tools und einer professionellen Herangehensweise wird das Rechnung-Schreiben leicht. Nutze Vorlagen, halte dich an die Pflichtangaben und achte auf eine transparente Leistungsbeschreibung – so bleibt mehr Zeit für das, was du am besten kannst: Projekte umsetzen!
